Điều trước tiên chúng ta có thể nói về đấu thầu là: nó không phải là đấu giá. Đấu giá thì có thể là “đấu” để mua, hoặc “đấu” để bán. “Đấu” để mua là trả giá cao nhất mua (thường là một tác phẩm nghệ thuật, hay một món đồ cổ). Điều này chỉ xảy ra khi cung nhỏ hơn cầu. “Đấu” để bán là chào giá thấp nhất để bán được hàng. Trong cả hai loại “đấu” này, giá cả là tiêu chí duy nhất để xác định người chiến thắng. Đấu thầu không phải như vậy. Mục đích của việc đấu thầu là mua được thứ hàng tốt nhất có thể. Đây là cuộc cạnh tranh về cái sự tốt, hơn là cái sự rẻ. Nếu đấu giá coi trọng chuyện tiền nong, thì đấu thầu coi trọng chuyện chất lượng. Và ai cũng biết: “Tiền nào, của ấy”. Hy vọng trúng xổ số trong đấu thầu là một hy vọng ngây thơ.

Cách thức chọn thầu hiện nay dễ làm ta liên tưởng tới một câu ngạn ngữ đại ý là: đàn ông có thể trả 2 ngàn đồng để mua thứ chỉ đáng giá 1 ngàn đồng mà họ cần; đàn bà lại có thể trả 1 ngàn đồng để mua thứ đáng giá 2 ngàn đồng mà họ không cần. Câu ngạn ngữ này chưa chắc đã đúng trong cuộc sống, nhưng nó lại mô tả khá chính xác cái tạm gọi là (xin lỗi quý Bà, quý Cô ) “tư duy đàn bà” của một số hội đồng chọn thầu các công trình giao thông, xây dựng hiện nay.

Vấn đề của việc chọn thầu cũng giống như vấn đề của cuộc sống. Trong cuộc sống, cái chúng ta cần thường không rẻ, cái rẻ thường chúng ta không cần. Cách hành động hợp lý là cố gắng mặc cả và lựa chọn để mua được cái đáp ứng tốt nhất có thể nhu cầu của chúng ta, hơn là nhắm mắt mua cái có giá rẻ. Một nhà hát chèo không ai dám bước chân vào, một con đường xe không thể đi được trên đó, cho dù giá thấp bao nhiêu cũng chỉ là một sự lãng phí mà thôi.

Bản chất sâu xa của việc đấu thầu là tìm phương án tối ưu cho sự cân đối giữa cái chúng ta cần và cái chúng ta có thể. Cái chúng ta cần được thể hiện trong những yêu cầu kỹ thuật đối với hàng hóa, dịch vụ. Cái chúng ta có thể - trong số tiền mà chúng ta có để mua hàng hóa, dịch vụ. Tương quan giữa cái chúng ta cần và cái chúng ta có thể là nguồn gốc của mối tương quan giữa chất lượng và giá cả. Đến lượt mình, tương quan này được cụ thể hóa bằng tỷ lệ số điểm dành cho phần kỹ thuật và cho phần giá cả của gói thầu. Muốn tiết kiệm, bạn có thể nâng tỷ lệ điểm dành cho phần giá lên. Muốn bảo đảm chất lượng bạn hành động theo cách ngược lại là nâng tỷ lệ điểm cho phần kỹ thuật. Tuy nhiên, theo thông lệ quốc tế, số điểm dành cho phần kỹ thuật thường chiếm 70-75% tổng số điểm chấm thầu. Điểm kỹ thuật được chia ra cho rất nhiều tiêu chí cụ thể: cho uy tín của công ty, cho giải pháp kỹ thuật, cho đội ngũ kỹ sư, cho loại thiết bị và công cụ được sử dụng, cho quy trình công nghệ, cho quy trình kiểm tra chất lượng... Việc phân chia điểm càng chi tiết, thì hoạt động chấm thầu càng chính xác và có chất lượng. Một nhà thầu phải đạt được một số lượng điểm chuẩn về mặt kỹ thuật mới được xem xét, chấm điểm phần giá cả. Trong nhiều trường hợp, phần hồ sơ dự thầu về giá phải được đóng gói và niêm phong trong một phong bì tách riêng khỏi hồ sơ về kỹ thuật. Điều này giúp bảo đảm việc đánh giá gói thầu về mặt kỹ thuật được khách quan, không bị yếu tố giá rẻ tác động. Một chủ thầu để lẫn hồ sơ thầu về giá trong phong bì của hồ sơ về kỹ thuật sẽ bị loại vì phạm quy. Khi một chủ thầu không đạt số điểm chuẩn tối thiểu về kỹ thuật (thông thường là phải đạt 65-70% tổng số điểm kỹ thuật), thì coi như bị loại và hồ sơ về giá sẽ không bao giờ được mở ra.

Số điểm dành cho phần giá sẽ được tính như thế nào? Trước hết điểm dành cho phần giá chỉ chiếm khoảng 1/4 tổng số điểm chấm thầu. Đây là lý do tại sao giá cả không bao giờ là yếu tố quyết định trong một cuộc đấu thầu. Số điểm cao nhất về phần giá sẽ mặc nhiên thuộc về chủ thầu chào giá thấp nhất. Số điểm của các chủ thầu khác sẽ được tính theo công thức: Số điểm của một chủ thầu bất kỳ bằng tổng số điểm của phần giá nhân với thương số giữa giá chào thấp nhất với giá chào của chủ thầu đó. Đây là công thức được Ngân hàng thế giới và các tổ chức quốc tế áp dụng trong việc đánh giá thầu. Bạn sẽ thấy, theo cách tính này sự chênh lệch về điểm ở phần giá sẽ không nhiều.

Nhà thầu thắng cuộc là nhà thầu đạt được số điểm cao nhất (Chứ không phải nhà thầu đạt trên 70% yêu cầu về kỹ thuật và có giá cả thấp nhất). Tổng số điểm một nhà thầu nhận được sẽ bằng số điểm kỹ thuật + số điểm giá cả.

Cách thức tổ chức đấu thầu mà tác giả đã trình bày ở trên là theo thông lệ quốc tế. Chẳng ai bắt được chúng ta phải làm theo các nước cả. Tuy nhiên, đây là một quy trình khá chuẩn. Với một hội đồng chấm thầu trung thực, khách quan và có trình độ chuyên môn cao, quy trình này sẽ là sự bảo đảm về chất lượng cho việc chọn thầu. Những công ty không có năng lực, những công ty chỉ biết phá giá theo kiểu “uống thuốc độc” sẽ không bao giờ thắng thầu trong một quy trình chọn thầu như vậy.

Cuối cùng, đổi mới cách thức tổ chức đấu thầu là nhiệm vụ quan trọng và thiết thực của chương trình cải cách hành chính. Một quy trình chọn thầu khoa học và minh bạch sẽ góp phần khắc phục sự lãng phí và tệ tham nhũng. Không gì vô vọng bằng việc chúng ta vẫn tiếp tục dành hợp đồng cho các công ty bỏ giá thấp một cách không bình thường và sau đó cho phép họ thay đổi thiết kế để bổ sung kinh phí. Cách làm này không khéo biến việc đấu thầu thành một cuộc trình diễn tốn kém mà chẳng để làm gì.