Sau cuộc họp ngày 27 tháng Chín ở Nữu Ước, văn phòng đặc trách về Việt Nam tại bộ Ngoại giao thành lập một nhóm công tác đặc biệt để nghiên cứu việc thiết lập tòa đại sứ Mỹ ở Hà Nội. Biết rõ những khó khăn của người Úc, Tây Đức và các tòa đại sứ khác đã gặp phải trong khi vội vã, Holbrooke muốn ký một thỏa hiệp chi tiết với Việt Nam trước khi Hoa Kỳ trương cờ lên ở Hà Nội. Phụ tá thứ trưởng ngoại giao Robert Oakly và nhân viên văn phòng về Việt Nam, Lào và Kampuchia, Steve Lyne thực hiện mấy chuyến đi Nữu Ước để bàn sâu vấn đề với phụ tá đặc biệt của Thạch, Trần quang Cơ, những chi tiết -từ số nhân viên ngoại giao và phương cách gởi các bưu kiện ngoại giao và việc phi cơ khổng lồ C-5A Galaxy đáp xuống Hà Nội để vận chuyển dụng cụ.

Tại bộ Ngoại giao, người ta bắt đầu tuyển chọn nhân viên cho tòa đại sứ Mỹ tại Hà Nội. Phụ tá đặc biệt của Holbrooke, Ken Quinn, viết cho ông ta một bản lưu ý về lý do an ninh, không ai có vợ Việt Nam được đi Hà Nội cả. Douglas Pike, một chuyên viên đặc biệt có tham gia chiến tranh Việt Nam làm việc với Phòng Thông tin Hoa Kỳ nhiều năm ở Saigon, phân tích các bản tường tình về tài liệu bị đánh cắp và lời khai trong các cuộc phỏng vấn, nghe nói tới việc bình thường hóa, khi ông ta đang ở tình trạng lững lơ vì bị bãi việc ở Ngũ Giác Đài, bèn làm đơn xin làm việc ở Hà Nội. Tuy nhiên, với một vài ngoại lệ, các nhân viên ngoại giao không gặp trở ngại. Steve Lyne kể lại lần gặp một đồng sự ở hành lang bộ Ngoại giao. Nguời ấy nói:“Tôi nghe ông đang tìm người đi Hà Nội, đừng quên là ông có biết tôi.”

Việc chuẩn bị bình thường hóa quan hệ với Việt Nam bắt đầu được phổ biến cho công chúng và quốc hội. Sự thăm dò cho thấy công chúng ủng hộ. Ngày 29 tháng Chín/1978 -hai ngày sau khi Thạch bỏ điều kiện tiên quyết- phụ tá Bộ trưởng ngoại giao về “Quan hệ Công chúng” Hodding Carter phân tích kết quả cuộc thăm dò của thông tấn NBC và kết luận”ít ra có thể thu hoạch được sự ủng hộ đông đảo việc công nhận (Việt Nam) nếu như việc viện trợ tài chánh không đạt tới mức độ lớn trong bình thường hóa như thế, và việc giới hạn cần được giải thích, công chúng thấy rằng Việt Nam đã thực hiện những cố gắng đáng kể để làm rõ vấn đề người Mỹ mất tích trong chiến tranh ở Việt Nam.”

Trong việc chuẩn bị để đương đầu với các nhà lãnh đạo quốc hội, Holbrook chỉ thị cho bộ tham mưu của ông soạn sẵn những lý do chính, ngắn gọn, tại sao bây giờ phải thiết lập quan hệ với Việt Nam. Bản ghi nhận có tiêu đề “Quan hệ Ngoại giao với Việt Nam -hiện nay” ghi nhận rằng Việt Nam trở thành một võ trường xung đột giữa Liên Bang Xô Viết và Trung Hoa và Liên Xô đã gia tăng sự có mặt ở đây cũng như viện trợ cho Việt Nam trong cuộc xung đột với Kampuchia. Bản ghi nhận này viết: “Sự hiện diện của Mỹ ở Hà Nội có thể làm cho tình hình tốt đẹp hơn để điều hướng cuộc cạnh tranh này, và có thể đưa ra những đường hướng nhằm điều chỉnh cả hai nước Cọng sản mạnh này.” Bản ghi nhận viết tiếp, nếu không có quan hệ với Việt Nam “Rõ ràng hiện giờ Hoa Kỳ không có ảnh hưởng gì cũng như không hiểu biết gì về tình hình Việt Nam hoặc những hành động tương tự như vậy.” Một tòa đại sứ Mỹ ở Hà Nội “có thể làm cho việc tìm kiếm người Mỹ mất tích trong chiến tranh có hiệu quả hơn là qua những cuộc họp bất thường ở Paris và Băngcốc và những cuộc họp không chuẩn bị trước với Việt Nam và các cuộc thăm viếng của quan chức chính phủ cũng như của các nhân vật thuộc khối lập pháp.” Sự có mặt của tòa đại sứ cũng có thể giúp đỡ các công ty Mỹ trong việc làm ăn với các công ty tương ứng ở các nước khác.

Trong khi đó thì nhóm hành động đặc biệt bận bịu tìm kiếm những điều quan yếu để thiết lập tòa đại sứ ở Hà Nội. Có ai nhắm tới tòa lãnh sự Mỹ cũ ở Hà Nội? Michael Eiland, một đại tá nói được tiếng Việt làm việc tại Cơ quan Quân sự Chính trị của bộ Ngoại giao đến có mang theo một phim ảnh do ông chụp tòa nhà lãnh sự này ở Hà Nội trong cuộc viếng thăm của các nhân vật quốc hội hồi hai tháng trước. Eiland cũng không khó khăn khi chụp hình một biệt thự trên đường Hai Bà Trưng ở trung tâm thành phố Hà Nội. Ông ta kể lại: “Đó chỉ là tòa nhà màu xanh lá cây ở Hà Nội, giống một đôla.” Khi ông ta nâng máy ảnh để chụp hình ngôi nhà lịch sử đó, ngôi nhà phía Việt Nam đã sơn lại màu sáng với hy vọng người Mỹ sẽ xử dụng nó thì một người lính chạy tới cản ông ta. Kết quả là tấm phim không được rõ. Tuy nhiên đó chỉ là ngôi nhà độc nhất trong kế hoạch của bộ Ngoại giao. Cuối cùng, nhóm hành động đặc biệt tìm trong văn khố bản in môt tòa nhà có thể xử dụng được. Michel Oksenberg kể lại: “Trong một lần đến bộ Ngoại giao, tôi ngạc nhiên thấy vô số tài liệu đem ra xử dụng cho viễn ảnh cuộc bình thường hóa này -hàng trăm vấn đề khó khăn, vấn đề vị trí tòa đại sứ, vấn dề liên lạc -toàn bộ công việc.” (28)

Có quyết định cho Dennis Harter, một quan chức khác nói được tiếng Việt đi thăm Việt Nam vào tháng Chạp, mang theo kế hoạch tìm kiếm địa điểm tòa đại sứ.

Từ khi Việt Nam CS chiếm tòa đại sứ Mỹ cũ ở Saigon, nay Harter đi một vòng thanh sát. Như ông ta kể lại, đó là chuyến hành trình xuyên lịch sử. Các tấm thảm đã ẫm mốc, sơn tường tróc lỡ, nói cách khác thì thời gian đã ngừng lại kể từ tháng Năm/1975 khi các viên chức ngoại giao hết nhiệm vụ. Các số báo TIMES và NEWSWEEK mô tả lại vết thương cuối cùng đối với Miền Nam Việt Nam còn lại trên bàn, như những chén bát chưa rữa của bữa ăn cuối cùng. Văn phòng Xây dựng thuộc bộ Ngoại giao từ chối đảm nhận việc sửa chữa mặc dù được bảo đảm sẽ được bồi hoàn sở phí sau này. Văn phòng này bối rối vì họ đã chi trả mua một số xe hơi nay vẫn còn nằm trong kho. Bây giờ không cần phải sơn phết hay chùi rửa tòa nhà. Bộ ngoại giao không biết rằng một kế hoạch khác đang được chuẩn bị ở tòa Bạch ốc.