Cho dù bạn đã cài chương trình ngăn cản spam mail (thư rác) hoặc dày công tạo bộ lọc (filter, rule...) trong chương trình quản lý e-mail của mình, thực tế là bạn cũng chưa được an toàn đâu. Các biện pháp này chỉ có tác dụng “chống” chứ chưa thể “phòng” được, nghĩa là bạn chỉ ngăn chặn được spam (đưa chúng vào danh sách để loại bỏ) sau khi đã bị chúng “quấy rối” ít nhất là một lần. Do đó, bạn cần trang bị thêm cho mình một công cụ phần mềm có khả năng xem và xóa spam mail ngay trên server để xử lý một cách hiệu quả thật sự khi bị chúng tràn ngập hộp thư của bạn vào một ngày... xấu trời nào đó.

Email Remover 3.0 (ER) là phần mềm miễn phí, chuyên dùng để xóa thư rác trên server, tương thích với Windows 98/Me/NT/2000/XP và có nhiều ưu điểm như: cài đặt đơn giản, dễ sử dụng và tốc độ rất nhanh khi cần xóa số lượng thư lớn (bom thư). ER đã được hơn một triệu người trên thế giới sử dụng và được Website ZDNet đánh giá 5 sao (chất lượng cao). Bạn có thể tải chương trình (dung lượng 1,6MB) tại địa chỉ http://eremover.bizhosting.com/index.htm.

* Khi chạy ER lần đầu tiên, bạn đăng ký sử dụng chương trình với khóa do tác giả cung cấp: User Name: UNREGISTERED USER. Key: 12345 hay User Name: Beta User Key 3. Key: H9prhG6wwdXrA2 (có phân biệt chữ hoa và chữ thường). Hộp thoại đăng ký này sẽ không hiển thị trong những lần chạy sau.

* Kế tiếp, bạn khai báo chính xác các thông tin về tài khoản e-mail cần kiểm tra trong hộp thoại Account Information Settings như:

- User ID: tên đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ (phần phía trước chữ @).

- Password: mật khẩu, đánh dấu chọn mục Remember Password (ghi nhớ mật khẩu) nếu không muốn gõ lại mật khẩu mỗi lần kiểm tra e-mail.

- Pop Server: địa chỉ của server POP3.

- Port: Nên để mặc định, trừ khi nhà cung cấp dịch vụ của bạn đòi hỏi khai báo khác. Bấm Next.

* Tiếp đó, bạn có thể đánh dấu chọn mục Check size only. Headers not included nếu muốn ER chỉ liệt kê thông tin về dung lượng của e-mail thay vì phải liệt kê nhiều thông tin có trong phần tiêu đề thư như mặc định. Lựa chọn này sẽ giúp thời gian kiểm tra e-mail rất nhanh. Để thay đổi các xác lập hay thêm bớt tài khoản e-mail, chọn Change Mail Account Settings. Nếu không muốn kiểm tra e-mail nữa, chọn Skip Mail Headers Check.

Bấm Next để tiến hành kiểm tra e-mail trên server.

* ER sẽ tự động tải về phần tiêu đề của e-mail cùng 10 dòng đầu tiên trong nội dung thư (theo mặc định) và liệt kê trong hộp thoại Select Mails. Bấm phím phải chuột vào e-mail, chọn Preview first 10 lines (xem 10 dòng đầu tiên). Có thể chọn Retrieve first 100 lines để xem 100 dòng đầu tiên hay Retrieve entire message để xem toàn bộ, rồi chờ ER tải tiếp thông tin về để hiển thị theo yêu cầu.

Bạn đánh dấu chọn e-mail cần xóa hay bấm nút Check All để chọn tất cả (Clear All: bỏ chọn tất cả. Invert: đảo ngược sự lựa chọn). Bấm Next để tiến hành xóa các e-mail đã chọn.

* Để xác lập tài khoản e-mail mới, vào Change Mail Account Settings -> bấm Advanced. Trong bảng Account, bấm Add rồi khai báo thông số tương tự như hướng dẫn ở trên. Trong bảng Others, bạn có thể chỉ định cho ER tự động kiểm tra e-mail mỗi khi chạy Windows (Check Mail Immediately on Startup) và chọn số dòng mặc định trong nội dung e-mail cần phải tải về khi kiểm tra. Sau này bạn có thể lựa chọn tài khoản để kiểm tra bằng cách bấm mũi tên xuống ở mục Get Mail Headers Now trong hộp thoại đầu tiên.