Ở đâu cũng vậy, tổ chức nào cũng có những điều không được như ý. Các người điều hành đều nhận thấy những khuyết điểm này nhưng thường lúng túng không biết cách để cải tiến sự việc cho tốt đẹp hơn. Muốn việc điều hành một tổ chức hội đoàn cho được chu đáo, những vị nắm chức vụ điều hành, nhất là vị chủ tịch hay hội trưởng, cần phải để ý đến những điểm sau:
I. Nguyên Tắc Chung:
Mỗi tổ chức hội đoàn phải có những nguyên tắc làm việc chung. Sau đây là những nguyên tắc chính dành cho các hội viên: Đặt quyền lợi và danh dự của Tổ Quốc Việt Nam Tự Do lên trên tất cả; trung tín với đường lối chung và trung tín với hội viên chân chính của tổ chức của mình; kiên trì, nhẫn nại, và quyết tâm để theo đuổi đường lối của tổ chức đã đề ra; giữ bí mật trong mọi công tác và sinh hoạt của tổ chức; phải đa mưu túc trí, sáng tạo, mẫn tiệp, và phản ứng mau lẹ để giúp cho tổ chức mình thành công; can đảm trong khi làm việc và khi thấy điều phải ta phải làm cho bằng được; can đảm tiến hành công tác và thẳng tay tố cáo những kẻ vô liêm sỉ phản bội lại tổ chức và đồng bào; hợp tác với ban điều hành để loại trừ những kẻ vô liêm sỉ phản bội tổ chức và đồng bào ra khỏi tổ chức để tránh hậu hoạn (cái nguy hiểm về sau) cho cộng đồng đất nước; và bằng đủ mọi cách phải hoàn thành trách nhiệm đã được giao phó một cách mỹ mãn.
II. Các Điều Phải Theo Để Hoàn Thành Công Tác:
Muốn làm việc thành công, ta phải thực hiện các điều sau:
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
III. Nuôi Dưỡng Tinh Thần Liên Đới (mỗi người đều chịu chung trách nhiệm) và Hòa Ái (yếu thương hòa thuận)với Cộng Sự Viên
Tinh thần liên đới và hòa ái trong khi làm việc cần phải phát triển và nuôi dưỡng. Sau đây là 4 phương pháp để ta phát triển và nuôi dưỡng tinh thần liên đới và hòa ái:
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
IV. Nuôi Sự Hòa Thuận Trong Mọi Môi Trường Sinh Hoạt với Cộng Sự Viên:
Sự hòa thuận trong các sinh hoạt hội đoàn rất là cần thiết để đi đến thành công. Sau đây là 6 phương pháp để tạo sự hòa thuận trong mọi sinh hoạt hội đoàn:
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
V. Phân Công Phân Nhiệm
Phân công phân nhiệm là điều tiên quyết để giúp các sinh hoạt của tổ chức hội đoàn thành công, nhất là việc phân công phân nhiệm trong thành phần của các ban chấp hành. Chúng ta đã chứng kiến những sự khủng hoảng và xáo trộn trong việc điều hành các tổ chức hội đoàn người Việt hải ngoại từ trước tới nay. Những việc khủng hoảng này đã dẫn tới sự tan rã của nhiều hội đoàn. Lý do chính là các tổ chức này không có một bản phân công rõ rệt về nhiệm vụ của các thành viên trong Ban Chấp Hành hay Hội Đồng Quản Trị. Ngoài ra, một số người lại lợi dụng khe hở của Bản Điều Lệ và Nội Quy để thao túng các hội đoàn theo tư lợi, biển thủ công quỹ, và làm tay sai cho bọn Việt Cộng. Chúng tôi đã chứng kiến có vài người đã làm tổng thư ký hay chủ tịch của các hội đoàn trên 20 năm nay mà không có người nào trong hội dám thay thế. Hậu quả là các hội đoàn này càng ngày càng suy yếu đi, bị cô lập, và đang trên đà tan rã. Chính vì những lý do này, chúng ta cần phải ấn định các sinh hoạt của ban chấp hành cho rõ ràng. Đề mục thứ VI sau dây là bản đề nghị về nhiệm vụ của các thành viên trong ban chấp hành của những tổ chức hội đoàn.
VI. Các Nguyên Tắc Áp Dụng Trong Các Sinh Hoạt Của Ban Chấp Hành
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
VII. Nhiệm Vụ của Các Thành Viên trong Ban Chấp Hành
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
❊ ❊ ❊
Tổng Thư Ký Phụ trách việc lập và lưu giữ biên bản trong các buổi họp của Đại Hội Đồng thường niên và bất thường cùng các buổi họp của Ban Chấp Hành. Các biên bản này cũng phải được đánh số rõ ràng để tiện việc tham khảo khi cần.
Tổng Thư Ký phụ trách việc soạn thảo những văn kiện thể hiện các quyết định có ghi trong các biên bản của Đại Hội Đồng, của Hội Đồng Quản Trị (nếu có), và của Ban Chấp Hành để đăng lên các bản tin và báo của hội đoàn. Tổng Thư Ký giữ và cập nhật hóa các danh sách hội viên (tên, địa chỉ, số phôn, số điện thư/ fax, và địa chỉ vi thư/ email).
Tổng Thư Ký phụ trách việc tổ chức các buổi họp và các sinh hoạt của Ban Chấp Hành khi đã được đa số thành viên Ban Chấp Hành đồng ý và qui định. Tổng Thư Ký phụ trách việc hoạch định các kế hoạch sinh hoạt rồi đem đề nghị với Ban Chấp Hành để lấy quyết định phát triển hội.
Tổng Thư Ký hỗ trợ “Tiểu Ban Thông Tin và Liên Lạc” để phát hành bản tin định kỳ của hội và liên lạc chặt chẽ với các hội viên qua bản tin định kỳ của hội cùng việc phổ biến các văn thư hay báo của hội tới các hội viên.
Tổng Thư Ký chịu trách nhiệm phát triển hội viên, tức là tìm cách mời những người có uy tín để tham gia làm hội viên cho hội nhà.
Tổng Thư Ký có quyền thay thế Chủ Tịch, Đệ Nhất Phó Chủ Tịch, Đệ Nhị Phó Chủ Tịch với chức vụ là Xử Lý Thường Vụ trong trường hợp cả ba vị này vắng mặt hoặc từ chức cho tới khi tổ chức xong đại hội bất thường để bầu tân Ban Chấp Hành. Tổng Thư Ký Kiêm Nhiệm Đệ Nhị Phó Chủ Tịch và Thủ Quỹ khi một trong hai vị này vắng mặt hay từ chức. Tổng Thư Ký lập phúc trình về các sinh hoạt của hội và tình hình hội viên của hội để tường trình trước Đại Hội Đồng thường niên và bất thường cũng như tại các buổi họp của Ban Chấp Hành. Sau khi soạn xong bản phúc trình sinh hoạt của hội và tình hình hội viên, vị Tổng Thư Ký phải đưa bản này cho vị Chủ Tịch xem và ký tên trước khi thuyết trình.
❊ ❊ ❊
VIII. Kết Luận
Đã hợp tác với nhau để phục vụ công ích thì ta phải cố gắng làm việc trên tinh thần dân chủ, khoa học, và tương kính. Muốn chắc chắn làm xong việc, ta phải nuôi lòng “nhân” để thương yêu người và xử sự cho đúng cách, nuôi chữ “tín” để tạo lòng tin cậy thì ta mới giữ được việc, nuôi chữ “trung” để có thành tâm thì ta mới làm nên việc, và nuôi chữ “mẫn” để được siêng năng gắng sức thì ta mới hoàn tất được công việc. Đã có nhân, tín, trung, và mẫn thì ta sẽ hoàn thành công việc một cách mỹ mãn. Muốn cảm được lòng người và muốn mọi người hết lòng giúp đỡ ta thì ta phải biết tự trọng, thành kính đối với mọi người, và tạo ơn huệ cho mọi người. Muốn có chính nghĩa thì ta phải làm việc theo công lý và lẽ phải.
Đã biết tự trọng, biết thành kính, tạo ơn huệ với mọi người, và có chính nghĩa thì ta chắc chắn thu phục được lòng người để yểm trợ công việc chung.
Khi làm việc, giao thiệp, và đối đãi với mọi người mọi việc thì ta phải có lễ, nghĩa, liêm, và sỉ. Có lễ (lễ phép) nghĩa là dùng phép tắc và lễ nghĩa để ngăn chặn tội ác lúc nó chưa xảy ra. Khi làm việc ta phải có nghĩa, tức là làm việc gì ta cũng phải theo con đường công chính, giúp ích tha nhân, và tận tâm với trách vụ để theo đuổi việc nghĩa cho đến thành công. Có liêm, tức là ta phải cố tránh lòng tham và không ăn hối lộ để giữ cho mình được thanh liêm, liêm chính, và liêm khiết vì nếu không thì con người dễ bị lòng tham lôi cuốn để đi đến chỗ thân bại danh liệt. Có sỉ, tức là biết xấu hổ và biết tự thẹn khi làm việc sai quấy. Con người mà “vô sỉ” thì có thể làm bất cứ điều đê tiện nào.
Đã có “lễ,” “nghĩa,” “liêm,” và “sỉ” thì chúng ta sẽ làm cho tổ chức càng ngày càng phát triển, xã hội hanh thông, đất nước phú cường, và nhân loại tiến bộ. Nếu có gì xích mích với các bạn đồng sự, ta nên tự xét và tự trách mình trước thì mọi việc mới tốt đẹp được. Ngoài ra, khi cần chọn lựa giữa tình riêng và nghĩa công, ta nên hy sinh tình riêng cho nghĩa công vì nước có yên vui thái hòa thì tình riêng mới có cơ hội nảy nở. Vì một con én không thể làm nổi mùa xuân nên mọi người phải cùng nhau cộng tác thì công việc mới thành công tốt đẹp. Tuy nhiên, vai trò của vị chủ tịch hay hội trưởng rất là quan trọng trong việc thịnh suy của hội. Vì thế, vị hội trưởng phải là người hiểu rõ các nguyên tắc điều hành một tổ chức cho thật chu đáo.
Đã làm việc cộng đồng và công ích là ta phải chuẩn bị chấp nhận mọi khó khăn và thực tế phũ phàng và không nên tức giận khi có những kẻ phá hoại công việc làm của ta và chê bai cùng chửi bới ta vì “giận lên là phát cơn điên,/ Người khôn hòa dại, người hiền hóa ngu.” Đừng có sợ những kẻ dèm pha hay xuyên tạc công việc làm của ta vì “cây ngay không sợ chết đứng và hữu xạ tự nhiên hương.” Thấy việc phải và chánh nghĩa, ta phải làm cho bằng được và khuyến khích mọi người cùng làm. Thấy việc sai trái và phi nghĩa, ta phải tránh, khuyên mọi người cùng tránh, và tìm cách phơi bày cho mọi người biết để tránh.
Ta nên nhớ rằng, nếu làm việc với nhiệt tâm và thiện chí để phục vụ công ích, với tinh thần dân chủ và vô tư cùng với tinh thần khoa học và tương kính thì thế nào ta cũng thành công trong việc phục vụ cộng đồng và đất nước dù là có gặp khó khăn lúc ban đầu. Có như thế chúng ta mới hy vọng góp công giải thể chế độ Cộng Sản nơi quê nhà hầu đem lại tự do, dân chủ, và nhân quyền cho toàn dân Việt mà họ đang chờ ta từng giây từng phút.